Avec l’augmentation du nombre de projets à gérer, il est essentiel pour les entreprises d’utiliser efficacement un logiciel de gestion de projet afin d’obtenir des résultats optimaux. Avec autant d’options disponibles, comment pouvez-vous être certain que vous choisirez le bon outil ? On examine aujourd’hui les conseils et méthodes qui vous aideront à prendre votre décision en toute connaissance de cause.
Sommaire
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est l’ensemble des méthodes et techniques pour organiser et planifier les activités à accomplir afin d’atteindre un objectif précis et en temps voulu. Elle comprend l’application et le suivi des différentes méthodes nécessaires pour réussir un projet, quel qu’il soit. Il s’agit notamment des plans, affectations, calendriers, cibles et performances attendues.
Définition
Selon le Project Management Institute (PMI), la gestion de projet « est l’application de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques aux activités du projet afin de satisfaire les exigences du projet ». La gestion de projets permet donc d’organiser le travail que doivent effectuer tous les membres d’une équipe pour atteindre une fin déterminée, ainsi que la coordination ou le calendrier qui doit être suivi pour rester pragmatique.
Les différentes méthodes de gestion de projet
Il existe plusieurs méthodes de gestion de projet dont ; le Cycle en V, Scrum, Kanban, Lean Management… Ces méthodes permettent aux individus ou équipes impliqués dans un projet donné d’organiser efficacement leur travail sans se retrouver submergés par celui-ci. Elles favorisent également la remise à jour rapide des statuts du projet en temps réel grâce à des outils numériques adaptés.
Comment choisir le bon logiciel de gestion de projet ?
Il existe maintenant une multitude d’outils adaptés spécifiquement à la gestion de projets sur le marché. Chacun offrant ses fonctionnalités propres allant souvent bien au-delà d’une simple gestion des tâches : achats ou encore budget peuvent y figurer. Le choix final devra reposer sur la capacité non seulement technologique mais aussi budgétaire puisque certaines solutions sont proposées gratuitement alors que d’autres seront payantes voire très onéreuses.
Les critères à prendre en compte
Le premier et plus important critère est bien entendu les besoins propres à votre entreprise et/ou ceux ayant trait directement aux contraintes techniques rencontrées par vos équipes sur un produit ou service en particulier. Une discussion approfondie avec les intrapreneurs concernés reste le moyen afin de trouver une solution satisfaisant sur un court terme. Si vous êtes confronté à des contraintes moins précises, une liste d’outils connus sera à élaborer pour procéder ensuite aux tests.
Les avantages et les inconvénients des différents outils
Les logiciels de gestion de projet ne sont pas tous identiques. Chacun offre plus ou moins les mêmes fonctionnalités mais avec des variations notables selon les plateformes disponibles. Certains proposent le suivi en temps réel, la possibilité de relier vos équipes directement via Slack/Teams etc… Le prix est également très variable, certains logiciels légers pouvant n’être gratuits que pour certaines fonctionnalités (nombre utilisateurs limité par exemple).
Comment choisir le meilleur outil pour votre entreprise ?
La meilleure façon de choisir un logiciel de gestion de projet adapté à votre entreprise est de prendre le temps d’analyser quelles sont les fonctionnalités dont elle aura besoin. Cela peut aller du tableau de bord basique pour une planification simple des tâches jusqu’à la gestion complète des ressources humaines ou des finances. Une fois que cette analyse a été réalisée, il devient alors possible d’examiner chaque outil en détail et d’opter pour celui qui correspondra le mieux aux spécificités du travail effectué au sein de l’entreprise.
Comment rester pragmatique et gérer un projet efficacement ?
Une fois le bon logiciel choisi, il convient ensuite d’adapter son utilisation pour optimiser le flux naturel du travail et permettre une collaboration optimale entre les membres impliqués sur le projet. L’utilisation conjointe d’autres outils adaptés permettra également d’amplifier ce processus.
Les bonnes pratiques pour gérer un projet
- Se tenir informé : Restez constamment informés des progrès du projet ainsi que des imprévus puis corrigez cela si nécessaire.
- Organiser : Organisez-vous pour atteindre les objectifs plus rapidement en identifiant clairement les rôles et responsabilités et en partageant les tâches entre vous.
- Communiquer : Assurez-vous que les membres de l’équipe soient toujours informés des progrès et des avancées du projet.
Les outils et les technologies à utiliser
Des outils tels que Slack, Trello ou encore Asana permettent de travailler en commun sur un même tableau afin d’assurer une meilleure coordination durable entre le chef de projet et ses collaborateurs. D’autres logiciels plus complexes tels que Google Drive permettront une optimisation complète du temps passé et des objectifs fixés.
Comment évaluer et améliorer la gestion de projet ?
Dans le but d’améliorer la gestion de votre projet, il est préférable de prendre le temps de passer en revue son organisation au moins une fois par mois avec les intrapreneurs concernés. Exprimez clairement vos attentes pour chaque tâche et rappelez-vous que plus le nombre d’individus impliqués dans un projet sera grand, plus l’organisation jouera un facteur important pour sa réussite.
Face à la multitude de solutions proposées, il est difficile d’évaluer leurs possibilités et leurs limites. Cependant, il est possible de s’appuyer sur des méthodologies et des conseils pour bien choisir un logiciel de gestion de projet adapté à ses besoins. On peut noter que l’adoption d’une bonne pratique de gestion de projet comme l’utilisation de diagrammes Gantt ou le Kanban peut aider à améliorer la performance du projet face aux défis actuels. De plus, en se basant sur ces méthodes on peut facilement évaluer les capacités d’un logiciel de gestion et ainsi choisir celui qui répondra le mieux aux besoins du projet. Une fois le bon outil trouvé, on pourra alors se concentrer sur son utilisation optimale entre autres grâce à une planification minutieuse et une communication claire entre le personnel. En somme, pour obtenir une performance optimale dans la gestion de projet, il est indispensable de choisir le bon logiciel et de suivre les méthodes recommandées pour l’optimiser.
